Kat Malikleri, Kiracılar ve Site Sakinleri İçin Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu ve İletişim Bilgileri

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK" veya "Kanun") 10. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizin hangi kapsamda işlendiği konusunda sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

• Veri sorumlusu: Site yönetimi faaliyetleri bakımından Mersin Asgardia Konutları Kat Malikleri Kurulu adına Mersin Asgardia Konutları Apartmanı Yönetimi
• KVKK süreçleri için görevlendirilen yönetici: Çağatay Han Türkseven
• Başvuru ve tebligat adresi: 50. Yıl Mah. 27171 Sok. No:7, Yenişehir / Mersin
• E-posta: asgardiasitesi@gmail.com
• İnternet adresi: www.mersinasgardiakonutlari.com
• Vergi bilgisi: 0861428321 – Uray Vergi Dairesi

2. İşlenen Kişisel Veriler

Site Yönetim Uygulamasının ("Uygulama") kullanılması ve site yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında, kullanıcı rolünüze ve gerçekleştirilen işleme göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik ve sakinlik bilgileri: Ad, soyad; kat maliki, kiracı, bağımsız bölüm sakini, vekil veya temsilci olma durumu.
• İletişim bilgileri: Telefon numarası; başvuru veya iletişim amacıyla kullanılması hâlinde e-posta adresi.
• Bağımsız bölüm bilgileri: Daire numarası, kat, kullanıcı rolü ve bağımsız bölümle bağlantı bilgileri.
• Mali işlem bilgileri: Aidat ve ortak gider tahakkukları; borç ve alacak kayıtları; ödeme tutarı ve tarihi; aidat dışı hesap hareketleri; banka hesap hareketlerinde yer alan gönderen adı ve işlem açıklaması gibi bilgiler.
• Talep ve iletişim kayıtları: Uygulama üzerinden gönderilen talep, öneri, arıza bildirimi, şikâyet ve mesajlar ile bunlara verilen cevaplar ve işlem durumu.
• Belge ve kayıt bilgileri: Kat malikleri kurulu kararları, toplantı tutanakları, işletme projesi, denetim raporu, ihale ve teklif belgeleri ile kullanıcının yetkili olduğu diğer belgelerde yer alan bilgiler.
• Hesap ve işlem güvenliği bilgileri: Kullanıcı hesabı, rol ve yetki bilgileri; giriş tarih ve saati; kullanılan cihaz türü (Android, iPhone/iPad, bilgisayar); barındırma altyapısı tarafından kaydediliyorsa IP adresi ve benzeri bağlantı güvenliği kayıtları.
• Uygulama ve bildirim bilgileri: Uygulamanın cihazda kurulu/etkin olma durumu, bildirim izni durumu, cihaz bildirim belirteci ve bildirim gönderim kayıtları.
• Hukuki işlem ve uyum bilgileri: Başvurular, ihtarlar, uyuşmazlıklar, arabuluculuk, icra veya dava süreçleri ile mevzuata uyum kapsamında oluşan kayıtlar.
• İlan bilgileri (isteğe bağlı): Satılık/kiralık ilanı vermeniz hâlinde ilan başlığı, açıklama, fiyat, daire özellikleri, yüklediğiniz fotoğraflar, iletişim adı ve telefonu. Telefon numaranız ve daire numaranız yalnızca siz işaretlerseniz herkese açık sayfada gösterilir; aksi hâlde ziyaretçi mesajları size uygulama üzerinden iletilir.
• Ziyaretçi ve firma bilgileri: Herkese açık siteden ilan sahibine mesaj bırakan ziyaretçilerin ad ve telefonu; ihaleye teklif veren firmaların unvan, vergi no, yetkili adı, telefon, e-posta, teklif tutarı ve belgeleri (yalnızca ilgili ilan sahibi ve yönetim görür).

Uygulama üzerinden kredi veya banka kartı bilgisi alınmaz ve saklanmaz. Aidat ödemeleri banka havalesiyle Uygulama dışında yapılır; Uygulamada yalnızca aidat/borç kaydı ile ödeme sonucu işlenir. Uygulama üzerinden kart ile ödeme imkânı sunulması hâlinde kart bilgileri Yönetim tarafından değil, lisanslı ödeme kuruluşu tarafından işlenir; bu durumda metin güncellenir.

Kullanıcılardan talep, mesaj ve belge alanlarına işlemle ilgisi bulunmayan üçüncü kişi verileri veya gereksiz özel nitelikli kişisel veriler yüklememeleri beklenir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kurulu kararları ve ilgili mevzuat uyarınca site yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Aidat, avans, ortak gider ve diğer borç/alacakların tahakkuku, tahsilatı, takibi ve hesap dökümlerinin sunulması,
• Gelir-gider kayıtlarının tutulması, banka ve nakit kasa işlemlerinin izlenmesi, denetim ve hesap verme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Kat malikleri, kiracılar ve diğer sakinlerle iletişim kurulması; duyuru, hatırlatma ve yönetim bilgilendirmelerinin iletilmesi,
• Talep, öneri, arıza ve şikâyetlerin alınması, sonuçlandırılması ve süreç takibinin yapılması,
• Toplantı tutanağı, denetim raporu, işletme projesi ve benzeri belgelerin yetkili kullanıcılarla paylaşılması,
• Site ortak alan hizmetlerine ilişkin ihale ve teklif süreçlerinin yürütülmesi ve gerekli ölçüde şeffaflığın sağlanması,
• Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, rol ve erişim yetkilerinin yönetilmesi, yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• Uygulamanın teknik hatalarının giderilmesi, güvenliğin ve hizmet sürekliliğinin sağlanması,
• Hukuki uyuşmazlıkların yürütülmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve yetkili kurum taleplerinin karşılanması,
• Yönetim değişikliğinde gerekli kayıtların yeni yönetime usulüne uygun şekilde devredilmesi.

Kişisel veriler reklam, ticari pazarlama, veri satışı veya site yönetimi amacıyla bağdaşmayan profilleme faaliyetleri için kullanılmaz.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler; kullanıcı tarafından Uygulamaya girilen bilgilerden, Yönetimin mevcut kayıtlarından, kat maliki veya kiracı bildirimlerinden, kat malikleri kurulu ve yönetim kararlarından, banka hesap hareketleri ve ödeme belgelerinden, mali müşavirlik kayıtlarından, önceki yönetimden hukuka uygun biçimde devralınan kayıtlardan ve Uygulama kullanımı sırasında otomatik olarak oluşan teknik kayıtlardan elde edilir. Veriler tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle işlenir.

Kişisel verileriniz, niteliğine ve işleme amacına göre KVKK'nın 5. maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi; özellikle 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve ilgili mali mevzuat yükümlülükleri,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Yönetimin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

Temel site yönetimi işlemleri yukarıdaki hukuki sebeplere dayandığından ayrıca açık rıza talep edilmez. Açık rıza gerektiren ayrı bir işlem bulunması hâlinde bu işlem için aydınlatmadan bağımsız, belirli ve isteğe bağlı bir açık rıza metni sunulur. Anlık bildirim özelliğinin cihaz üzerinde açılması kullanıcı tercihidir ve Uygulama veya telefon ayarlarından her zaman kapatılabilir.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması ve Uygulama İçindeki Erişimler

Kişisel verileriniz, yalnızca ilgili işlem için gerekli olan veriyle ve amaçla sınırlı olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Uygulamanın barındırma, veritabanı, yedekleme, bildirim ve e-posta hizmetlerini sunan veri işleyen hizmet sağlayıcılarına (6. maddede açıklanmıştır),
• Aidat ve diğer ödemelerin kontrolü, mutabakatı ve tahsilat süreçleri kapsamında bankalara ve ödeme hizmeti sağlayıcılarına,
• Yasal defter, kayıt, beyan ve muhasebe yükümlülükleri kapsamında mali müşavire ve gerektiğinde denetçiye,
• Hukuki danışmanlık, alacak takibi veya uyuşmazlık hâlinde avukata, icra mercilerine, arabuluculara ve yargı makamlarına,
• Mevzuata dayalı talep ve denetimler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Yönetim değişikliği hâlinde, görevi devralan yeni yönetici veya yönetim kuruluna,
• Aynı bağımsız bölümle ilgili hukuken gerekli işlemlerde ilgili kat maliki, kiracı veya sakine.

Site sakini hesabı üzerinden aidat, borç ve alacak bilgileri bakımından yalnızca hesabın ilişkilendirildiği bağımsız bölüme ait kayıtlar görüntülenir; başka bir dairenin kişi bazlı aidat/borç bilgilerine erişim verilmez ve site geneli aidat özeti isimsiz sunulur.

Herkese açık tanıtım sayfasında yalnızca sitenin genel bilgileri, yönetim iletişim bilgileri, açık ihale duyuruları (şartnameler ve sonuçlanan ihalelerde kazanan firma adı) ve ilan sahibinin onayladığı ilan içerikleri yer alır; sakinlerin kişisel verileri, aidat veya borç bilgileri herkese açık sayfada gösterilmez.

Buna karşılık, site geneline ait gelir-gider kayıtları, kat maliklerine hesap verme ve şeffaflık amacıyla, banka hesap hareketlerinde yer alan işlem açıklamalarıyla birlikte tüm site sakinlerine açık olarak sunulur. Bu açıklamalarda ödeme yapan kişinin adı ve ödeme sırasında yazdığı açıklama, site çalışanına yapılan ödemeler ve tedarikçi bilgileri görünebilir. Bu nedenle aidat öderken açıklama kısmına yalnızca daire numaranızı ve ilgili ayı yazmanızı, kişisel bilgi eklememenizi öneririz. İhale sonuçlarında teklif veren firmaların adı ve teklif tutarları da sakinlere açıktır.

Kişisel verileriniz hukuki dayanak bulunmaksızın üçüncü kişilere açıklanmaz, satılmaz veya reklam amacıyla kullandırılmaz.

6. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Uygulama ve veritabanı, veri işleyen sıfatıyla barındırma hizmeti sunan Railway Corp. tarafından Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunan sunucularda saklanmakta, işlenmekte ve yedeklenmektedir. Bu nedenle bu metnin 2. maddesinde sayılan kişisel veriler; barındırma, veritabanı, yedekleme, güvenlik, hata giderme ve uygulamanın sürekliliğinin sağlanması amaçlarıyla düzenli olarak yurt dışına aktarılmaktadır. Sağlayıcı verileri yalnızca Uygulamanın çalışması için işler, başka amaçla kullanmaz. Barındırma sağlayıcısının erişim kayıtlarında IP adresi ve zaman bilgisi tutulabilir.

Anlık bildirim özelliğini açmanız hâlinde cihazınızın bildirim belirteci, bildirimlerin iletilmesi için Google (Android/Chrome) veya Apple (iPhone/iPad) bildirim servislerine (ABD) iletilir; bildirim içeriği uçtan uca şifrelidir ve bu servisler içeriği okuyamaz. Yönetim ile e-posta yoluyla yazıştığınızda yazışma içeriği Google e-posta altyapısında (ABD) işlenir.

Yurt dışı aktarımının kapsamında, alıcısında veya hukuki dayanağında önemli bir değişiklik olması hâlinde bu metin güncellenerek yeniden bilgilendirme yapılır.

7. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

Kişisel veriler aşağıdaki esaslara göre muhafaza edilir:

• Kullanıcı hesabı, iletişim ve bağımsız bölüm bağlantısı bilgileri; ilgili kişinin siteyle veya bağımsız bölümle ilişkisi ve Uygulama kullanımının devam ettiği süre boyunca, sonrasında ise hukuki talepler ve mevzuattan doğan yükümlülükler için gerekli süreyle,
• Aidat, borç-alacak, tahsilat, gelir-gider, karar, denetim ve hesap kayıtları; 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ile ilgili mali ve hukuki mevzuatta öngörülen saklama ve zamanaşımı süreleri boyunca,
• Talep, şikâyet, mesaj, belge ve işlem kayıtları; ilgili sürecin tamamlanması ve gerektiğinde hukuki hakların korunması için gerekli süreyle,
• Hesap ve işlem güvenliği kayıtları; Uygulamanın güvenliğinin sağlanması ve hukuki yükümlülükler için gerekli süre boyunca.

İşleme şartlarının sona ermesi ve verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki sebep kalmaması hâlinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yönetim değişikliğinde, site yönetiminin kesintisiz yürütülmesi ve kanuni kayıtların korunması için gerekli veriler yeni yönetime tutanakla devredilir.

8. Kişisel Verilerin Güvenliği

Yönetim, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla riskle orantılı teknik ve idari tedbirler uygular. Uygulamada hâlihazırda uygulanan başlıca tedbirler şunlardır:

• Yönetici, site sakini ve site görevlisi kullanıcı rollerinin birbirinden ayrılması ve rol bazlı erişim yetkilendirmesi,
• Uygulamaya yalnızca kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılabilmesi; şifrelerin geri döndürülemez yöntemle (özet/hash) saklanması,
• Aidat, borç ve alacak bilgilerine yalnızca ilgili dairenin hesabından erişilebilmesi,
• Tüm veri iletişiminin şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden gerçekleştirilmesi,
• Belgelerin ve site görevlisine ait özlük/sağlık bilgilerinin yalnızca yetkili kullanıcılara sunulması,
• Barındırma sağlayıcısı üzerinden veritabanı yedeklemesi yapılması.

İlk giriş şifresi kullanıcının sistemde kayıtlı telefon numarasının son dört hanesidir; kullanıcıların güvenlikleri için "Şifre" menüsünden kişisel bir şifre belirlemeleri önerilir. Kullanıcıların hesap bilgilerini paylaşmamaları ve şüpheli bir durumda Yönetime bildirmeleri beklenir.

9. KVKK Kapsamındaki Haklarınız ve Başvuru Usulü

6698 sayılı Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme,
• Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin Kanun'a aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvurularınızı; yazılı olarak yukarıdaki yönetim adresine, varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile, daha önce Yönetime bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden ya da Uygulamadaki "KVKK Başvurusu" alanından iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad-soyad, iletişim bilgisi, talebin konusu ve kimliğinizi doğrulamaya yeterli bilgi bulunmalıdır.

Başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvuru kural olarak ücretsizdir; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde yalnızca ilgili mevzuatta belirlenen ücret uygulanabilir.

10. Metnin Sunulması, Güncellenmesi ve Bilgilendirme Kaydı

Bu metin, kişisel veriler elde edilirken veya en geç ilgili kullanıcı hesabı oluşturulup Uygulamaya ilk giriş yapılırken ilgili kişiye sunulur. Metne Uygulamanın giriş ekranından ve menüsünden sürekli erişilebilir. Veri işleme faaliyetlerinde önemli bir değişiklik olması hâlinde sürüm numarası ve tarih güncellenerek yeniden bilgilendirme yapılır.

Bu metin bir açık rıza metni veya kullanım sözleşmesi değildir. Aydınlatma metninin sunulduğuna ilişkin kayıt, yalnızca bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı amacıyla tutulur ve yalnızca yönetici tarafından görülebilir.